Stellenbeschreibung für Sekretärin-Stenographin

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Stellenbeschreibung für Sekretärin-Stenographin. Vollständiges Dokument

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I. Allgemeine Bestimmungen

Der Sekretär-Stenograph gehört zur Kategorie der technischen Darsteller.
Auf die Stelle des Sekretärs-Stenografen wird eine Person berufen, die über eine berufliche Grundausbildung ohne Anforderungen an Berufserfahrung oder eine weiterführende (vollständige) Allgemeinbildung und Sonderausbildung nach einem festgelegten Programm ohne Anforderungen an Berufserfahrung verfügt.
Die Ernennung zum Sekretär-Stenographen und dessen Entlassung erfolgt auf Anordnung des Unternehmensleiters auf Empfehlung von _______.
Der Sekretär-Stenograph muss wissen:

Erlasse, Anordnungen, Anordnungen, Verordnungen, Weisungen, sonstige Richtlinien und normative Dokumente zur Aufzeichnungsführung;
die Struktur und Führung des Unternehmens und seiner Unternehmensbereiche;
Kurzschrift;
Typoskript;
Rechtschreib- und Zeichensetzungsregeln;
die Reihenfolge der Anordnung des Materials beim Drucken verschiedener Dokumente;
Regeln für den Druck von Geschäftsbriefen mit Standardformularen;
Regeln für den Betrieb von Schreibmaschinen, Diktiergeräten, Tonbandgeräten und anderen verwendeten technischen Geräten;
Regeln für die Verwendung von Empfangs- und Gegensprecheinrichtungen;
Standards für ein einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation;
Grundlagen der Arbeitsorganisation;
arbeitsrechtliche Grundlagen;
interne Arbeitsvorschriften;
Regeln und Normen des Arbeitsschutzes, Sicherheitsmaßnahmen, Betriebshygiene und Brandschutz.

Der Sekretär-Stenograph berichtet direkt an _______ (den Leiter des Unternehmens; eine Struktureinheit der Organisation).
Während der Abwesenheit der Sekretärin-Stenographin (Krankheit, Urlaub usw.) werden ihre Aufgaben von einer nach dem festgelegten Verfahren ernannten Person wahrgenommen, die die entsprechenden Rechte erwirbt und für die ordnungsgemäße Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben verantwortlich ist .

II. Amtliche Verpflichtungen

Stenograph Sekretärin:

Führt technische Funktionen zur Unterstützung und Aufrechterhaltung der Arbeit des Leiters des Unternehmens oder seiner Abteilungen aus.
Erhält die für die Führungskraft notwendigen Informationen von Abteilungen oder Leistungsträgern, ruft Mitarbeiter auf seine Anweisung hin an.
Organisiert Telefongespräche des Leiters.
Empfängt und übermittelt Telefonnachrichten, zeichnet empfangene Nachrichten in Abwesenheit des Managers auf und macht ihn auf deren Inhalt aufmerksam.
Führt Arbeiten zur Vorbereitung von Besprechungen oder Besprechungen des Managers durch (Sammeln der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit, Ort, Tagesordnung der Besprechung oder Besprechung, Registrierung), führt und erstellt Protokolle.
Versorgt den Arbeitsplatz des Managers mit Büromaterialien und Organisationsgeräten und schafft Bedingungen, die die effektive Arbeit des Managers begünstigen.
Nimmt die vom Manager erstellten Texte von Aufträgen, Anweisungen, Briefen und anderen organisatorischen und administrativen Dokumenten in Stenografie auf, entschlüsselt sie anschließend und tippt sie auf einer Schreibmaschine ein oder gibt sie Informationen in eine Datenbank ein.
Überträgt und empfängt Informationen über Empfangs- und Gegensprechgeräte (Telex, Fax, Telefax usw.).
Führt mithilfe von Computertechnologie verschiedene Vorgänge aus, die dazu dienen, Informationen bei der Vorbereitung und Entscheidungsfindung zu sammeln, zu verarbeiten und darzustellen.
Betreibt Geschäfte.
Nimmt die an den Manager gerichtete Korrespondenz entgegen, organisiert sie gemäß dem im Unternehmen geltenden Verfahren und leitet sie nach Prüfung durch den Manager an Abteilungen oder bestimmte Ausführende zur Verwendung im Prozess ihrer Arbeit oder zur Vorbereitung einer Antwort weiter.
Führt eine Kontroll- und Registrierungsdatei, überwacht die Fristen zur Erfüllung der Anweisungen des Managers und übernimmt die Kontrolle.
Akzeptiert Dokumente zur Unterschrift durch den Leiter.
Organisiert den Empfang der Besucher, ermöglicht die zeitnahe Berücksichtigung von Wünschen und Anregungen der Mitarbeiter.
Erstellt Akten gemäß der genehmigten Nomenklatur, sorgt für deren Sicherheit und übermittelt sie innerhalb der festgelegten Frist an das Archiv.
Bereitet Dokumente für die Reproduktion auf Vervielfältigungsgeräten vor und kopiert auch Dokumente.
Führt einzelne Dienstaufträge seines unmittelbaren Vorgesetzten aus.

III. Rechte

Der Sekretär-Stenograph hat das Recht:

Machen Sie sich mit den Entscheidungsentwürfen der Unternehmensleitung über ihre Aktivitäten vertraut.
Machen Sie Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit im Zusammenhang mit den in dieser Anleitung vorgesehenen Verantwortlichkeiten.
Informieren Sie im Rahmen Ihrer Zuständigkeit Ihren direkten Vorgesetzten über alle im Rahmen Ihrer Tätigkeit festgestellten Mängel und machen Sie Vorschläge zu deren Beseitigung.
Fordern Sie persönlich oder im Namen der Unternehmensleitung von den Abteilungen der Organisation und anderen Spezialisten Informationen und Dokumente an, die für die Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben erforderlich sind.
Von der Unternehmensleitung verlangen, dass sie bei der Erfüllung ihrer Pflichten und Rechte behilflich ist.

IV. Eine Verantwortung

Der Sekretär-Stenograph ist verantwortlich für:

Für unsachgemäße Erfüllung oder Nichterfüllung ihrer in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Amtspflichten – im Rahmen der durch die geltende Arbeitsgesetzgebung der Ukraine festgelegten Grenzen.
Für Straftaten, die im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit begangen werden – im Rahmen der geltenden Verwaltungs-, Straf- und Zivilgesetzgebung der Ukraine.
Für die Verursachung von Sachschäden – innerhalb der durch die geltende Arbeits- und Zivilgesetzgebung der Ukraine festgelegten Grenzen.

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