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ENZYKLOPÄDIE DER FUNKELEKTRONIK UND ELEKTROTECHNIK Elektronisches Sekretärprogramm. Enzyklopädie der Funkelektronik und Elektrotechnik
Lexikon der Funkelektronik und Elektrotechnik / Telefonie In „Radio“, Nr. 2, 1998 wurde die Vorsilbe „Electronic Secretary“ beschrieben. In diesem Artikel wird das Programm für dieses Gerät erläutert. Ein Telefon mit der Anruferkennung „Gamma“ und der Set-Top-Box „Expert“ kann auch mit einem Computer zusammenarbeiten, auf dem das Programm „Elektronische Sekretärin“ läuft. Der Hardware- und Softwarekomplex „Electronic Secretary“, bestehend aus einem „Gamma“-Telefon (oder Anrufer-ID-Set-Top-Boxen), einem IBM-PC-Computer und einem speziellen Programm, ist ein Vertreter einer neuen Richtung in der Informationsverarbeitungstechnologie, genannt „ Computertelefonie“. Das Programm Electronic Secretary läuft unter den Betriebssystemen Windows 95 und Windows NT von Microsoft. Welche Vorteile erhält der Besitzer eines Telefons und Computers durch die Nutzung des Programms „Elektronisches Sekretariat“ gegenüber einem herkömmlichen Telefon mit Anruferkennung? Der Vorteil der Nutzung des Programms liegt zunächst einmal im Übergang vom „ungeteilten Reich“ der Zahlen, zu dem der Zugang nur durch ein schmales Fenster der Flüssigkristallanzeige möglich ist, zu einer viel verständlicheren Welt der Wörter. Wenn Sie nun einen Anruf von einem Teilnehmer erhalten, der im Adressbuch oder in der für das Programm zugänglichen Datenbank eingetragen ist, sehen Sie nicht nur seine Telefonnummer, sondern auch seinen Vor- und Nachnamen und sogar seine Adresse. Ohne Zweifel werden solche Informationen besser aufgenommen als nur die Nummern der Telefonnummer Ihres Abonnenten. Das Programm zeichnet alle eingehenden und ausgehenden Telefonanrufe mit Informationen zu Uhrzeit, Datum und Dauer jedes Gesprächs auf. Sie können diese Daten in Form einer Liste anzeigen, in der sich alle Daten zum Anruf befinden (im Gegensatz zu Telefonen mit Anrufer-ID). gleichzeitig sichtbar. Wenn außerdem ein Eintrag eines Teilnehmers mit dieser Telefonnummer in den dem Programm zur Verfügung stehenden Datenbanken verfügbar ist, wird auch sein Name in der Liste angezeigt. Computerdatenbanken für eingehende und ausgehende Anrufe unterliegen keinen Größenbeschränkungen.
Der Computer muss nicht ständig laufen, um Nachrichten zu verarbeiten. Das Telefon speichert Informationen über eingehende Anrufe in seinem Speicher und überträgt diese nach dem Einschalten des Computers zur Eingabe in die Programmdatenbank. Dank des Programms können Sie Ihr gesamtes Telefonbuch mit allen Daten und Notizen zu Ihrem Teilnehmer auf Ihrem Computer speichern. Sie können das Notizbuch des Programms für jeden Buchstaben des Alphabets öffnen. Darüber hinaus bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit, mithilfe einer bestimmten Vorlage nach Daten in einem Notizbuch zu suchen. Nachdem Sie den gewünschten Teilnehmer gefunden haben, können Sie mit der automatischen Anwahl seiner Telefonnummer beginnen, und das Programm erledigt dies (natürlich fehlerfrei). Fünfzig Telefonnummern von Ihnen ausgewählten Teilnehmern, für die eine Auswahl nach den „schwarzen“ und „weißen“ Listen erfolgt, können Sie in den Telefonspeicher schreiben. Je nach eingestelltem Modus bedeutet die Auswahl nach Listen entweder ein automatisches Auflegen für Teilnehmer, die in der „schwarzen“ Liste enthalten sind, oder ein automatisches Auflegen für alle Teilnehmer außer denen, die in der „weißen“ Liste enthalten sind. Zusätzlich zum Adressbuch ermöglicht das Programm die Anbindung von Teilnehmerdatenbanken nahezu unbegrenzter Größe, beispielsweise eines kompletten Telefonbuchs für die Stadt. Dies kann beim Einsatz in Informations-, Notfall- und Versanddiensten äußerst nützlich sein. Der nahezu sofortige Erhalt von Informationen über den Abonnenten eliminiert in diesem Fall Fehler bei der Entscheidungsfindung. Darüber hinaus dokumentiert das Programm automatisch Informationen zu jedem Anruf beim Versanddienst. Dadurch ist es möglich, Anfragen anhand verschiedener Kriterien statistisch zu analysieren und Berichte über den Betrieb des Dienstes zu erhalten. Das Programm unterstützt auch eine solche Funktion, die für gängige Telefone mit Anrufer-ID ungewöhnlich, aber sehr nützlich ist, wie das automatische Wählen zu einer Gruppe von Telefonnummern. Diese Funktion erleichtert die Anwahl großer Unternehmen, deren Büro-PBX-Anlagen an mehrere Telefonleitungen angeschlossen sind. In der Regel sind die meisten dieser Leitungen besetzt; um durchzukommen, muss man mühsam die gesamte Liste der Firmenrufnummern durchsuchen. Das Programm erledigt dies automatisch, ohne Ihr Zutun.
Ein weiteres Argument für den „Elektronischen Sekretär“ ist, dass Sie nur mit diesem Programm die Möglichkeiten des „Gamma“-Telefonapparats voll ausschöpfen können. Bei Anschluss an einen Computer ermöglicht das Gerät dank der Verwendung eines Mikrocontrollers mit integriertem ADC und DAC die digitale Aufzeichnung und Wiedergabe von Sprachnachrichten. Solche Funktionen sind derzeit einzigartig und werden von anderen Geräten mit Anrufer-ID nicht implementiert. Da die Digitalisierung von Sprachnachrichten einen großen Speicherbedarf erfordert, ist die Umsetzung dieser Funktionen nur in Zusammenarbeit mit einem Computer möglich. Die Einführung eines für die Speicherung von Sprachnachrichten ausreichenden Speichers in einem Telefon würde zu einer ungerechtfertigten Preiserhöhung führen. Bitte beachten Sie, dass zum Aufzeichnen und Abspielen von Nachrichten keine Soundkarte und kein Mikrofon in Ihrem Computer erforderlich sind. Diese Vorgänge können über das Telefon durchgeführt werden. Eine Anwendung der beschriebenen Funktionen könnte die automatische Dokumentation aller Telefongespräche sein. Die Dokumentation kann bei Versand- und Notfalleinsätzen sowie in einigen anderen Fällen äußerst nützlich sein. Mit dem Programm können Sie Ihr Telefon in einen Anrufbeantworter mit erweiterten Funktionen verwandeln. Jetzt können Sie unterschiedliche Nachrichten für verschiedene Abonnenten oder Abonnentengruppen aufzeichnen. Die Auswahl der einen oder anderen Nachricht erfolgt durch das Programm entsprechend der Telefonnummer des anrufenden Teilnehmers. Nachdem Sie die Liste angezeigt haben, können Sie empfangene Nachrichten selektiv abspielen, alle Nachrichten nacheinander im Schnellüberprüfungsmodus abhören (die ersten Teile von Nachrichten einer bestimmten Dauer) oder die gesamte Nachrichtenfolge wie auf einem normalen Anrufbeantworter abhören. Eine Besonderheit des Programms im Anrufbeantwortermodus ist auch die Fernbedienung seiner Bedienung. Sie können Ihre „elektronische Sekretärin“ anrufen und diese über Tonwahlsignale steuern, während Ihrer Abwesenheit empfangene Nachrichten abhören oder eine neue Nachricht auf dem Anrufbeantworter aufzeichnen.
Zusätzlich zu den üblichen Funktionen eines Anrufbeantworters bietet das System des Elektronischen Sekretariats die Funktionen eines Auto-Informers und eines Auto-Notifiers. Der Anwendungsbereich dieser Funktionen reicht von der automatischen Benachrichtigung der Mitarbeiter über bevorstehende Besprechungen und der Übermittlung von Nachrichten an Kunden, wenn die Zahlung für Dienstleistungen ansteht, bis hin zur Benachrichtigung des Personals von Industrieunternehmen und kommunalen Diensten über Notfallsituationen. Die Kombination der Funktionen Sprachwiedergabe und Sprachaufzeichnung ermöglicht die automatische Durchführung soziologischer Befragungen per Telefon. Autoinformer-Funktionen finden Anwendung in Hilfesystemen von Unternehmen, die Kunden Hintergrundinformationen zu einem Unternehmen oder einer Organisation liefern. Der Autoinformer kann rund um die Uhr betrieben werden und erfordert keine Anwesenheit von Wartungspersonal. Zusätzliche Funktionen bietet der im Programm enthaltene Aufgaben- und Telefonanrufplaner. Der Terminplaner erinnert Sie umgehend an die Notwendigkeit, einen bestimmten Teilnehmer anzurufen usw. Basierend auf dem Terminplaner können Sie die automatische Verteilung von Sprachnachrichten an verschiedene Teilnehmer zu einem bestimmten Zeitpunkt implementieren. Um die Dokumentation des Betriebs des elektronischen Sekretariatssystems zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, Berichte über die Arbeitsergebnisse und den Inhalt von Datenbanken auszudrucken (z. B. Ausdruck des Inhalts eines Adressbuchs, Informationen über eingehende und ausgehende Anrufe des Tages). , Woche, Monat, Arbeitsprotokolle im Auto-Informer- und Auto-Notifier-Modus usw. .d.). Das Programm ist außerdem mit einem elektronischen Verzeichnis von Fern- und internationalen Kommunikationscodes ausgestattet, mit der Möglichkeit, nach dem Namen eines Ortes oder nach seinem Intercity-Code zu suchen. Jetzt müssen Sie nicht mehr nach einem Telefonbuch suchen, um eine andere Stadt anzurufen – es ist immer griffbereit. Auch die Lösung des umgekehrten Problems – die Bestimmung des Ortsnamens anhand seiner Vorwahl in der Rechnung für Ferngespräche – wird Ihnen nicht schwerfallen. Um mit der Nutzung des Programms zu beginnen, müssen Sie keinen Spezialisten anrufen. Installieren Sie einfach das Programm gemäß den mitgelieferten Anweisungen auf Ihrem Computer und schließen Sie das Kabel zwischen dem Telefonapparat und der seriellen Schnittstelle des Computers an. Literatur
Autor: I.Korshun, Selenograd
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