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Stellenbeschreibung für den Büroleiter. Vollständiges Dokument

Arbeitsschutz / Berufsbeschreibungen

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I. Allgemeine Bestimmungen

1. Der Leiter der Geschäftsstelle berichtet direkt an _______.
2. Der Leiter der Geschäftsstelle befolgt die Weisungen von _______.
3. Der Leiter der Geschäftsstelle ersetzt _______.
4. Der Leiter der Geschäftsstelle wird durch _______ ersetzt.
5. Muss wissen:

• Verfügungen, Weisungen, Anordnungen, sonstige leitende und behördliche Dokumente von Vorgesetzten im Zusammenhang mit der Organisation der Büroarbeit;
• staatliches System der Büroarbeit;
• Standards für ein einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation;
• die Struktur des Unternehmens, der Institution, der Organisation;
• Organisation der Büroarbeit;
• das Verfahren zur Erstellung einer Fallnomenklatur, Verzeichnisse der Fälle zur dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrung, festgelegte Berichterstattung, Zeitpunkt und Verfahren für die Übergabe von Fällen an das Archiv;
• Arbeitsablaufschemata;
• das Verfahren zur Entwicklung einer Nomenklatur von Fällen, Inventaren von Fällen zur dauerhaften und vorübergehenden Lagerung, etablierter Berichterstattung;
• den Zeitplan und das Verfahren für die Übermittlung von Fällen an das Archiv;
• Systeme zur Organisation der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;
• Organisationstechnik und andere technische Mittel der Leitungsarbeit;
• Grundlagen der Volkswirtschaftslehre, Produktionsorganisation, Arbeit und Management;
• Grundlagen des Arbeitsrechts.

6. Benötigte Qualifikationen:

• grundlegende oder unvollständige Hochschulausbildung in der entsprechenden Studienrichtung (Bachelor oder Junior-Spezialist);
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Büro.

II. Amtliche Verpflichtungen

Büroleiter:

1. Organisiert Büroarbeiten.
2. Gewährleistet die rechtzeitige Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz und deren Zustellung an den Bestimmungsort.
3. Überwacht die Fristen für die Ausführung von Dokumenten und deren korrekte Ausführung.
4. Organisiert Arbeiten zur Registrierung, Abrechnung, Speicherung und Übermittlung aktueller Büroarbeitsdokumente, einschließlich Anordnungen und Weisungen der Geschäftsführung, an die entsprechenden Struktureinheiten, zur Fallbildung und deren Hinterlegung.
5. Entwickelt Anweisungen für die Führung von Aufzeichnungen in einem Unternehmen, einer Institution oder einer Organisation und organisiert deren Umsetzung.
6. Ergreift Maßnahmen, um Büroangestellten die erforderlichen Lehr- und Referenzmaterialien sowie Inventar, Ausrüstung, Büroausstattung und technische Mittel für die Managementarbeit zur Verfügung zu stellen.
7. Bietet methodische Anleitung zur Organisation der Büroarbeit in Abteilungen, zur Überwachung der korrekten Erstellung, Aufbewahrung und rechtzeitigen Übermittlung von Akten an das Archiv sowie zur Erstellung von Bescheinigungen über die Einhaltung von Fristen für die Ausführung von Dokumenten.
8. Bietet Druck und Reproduktion von Office-Dokumenten.
9. Beteiligt sich an der Vorbereitung von von der Geschäftsführung einberufenen Sitzungen, organisiert deren technische Wartung, erstellt Unterlagen für Geschäftsreisen, registriert Mitarbeiter, die auf Geschäftsreise zu einem Unternehmen, einer Institution oder einer Organisation ankommen.
10. Beaufsichtigt das Büropersonal.

III. Rechte

Der Leiter der Geschäftsstelle hat das Recht:

1. Machen Sie sich mit den Entscheidungsentwürfen der Unternehmensleitung bezüglich ihrer Aktivitäten vertraut.
2. Beteiligen Sie sich an der Diskussion über Fragen im Zusammenhang mit der Erfüllung seiner Pflichten.
3. Machen Sie Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit im Zusammenhang mit den Bestimmungen dieser Anleitung.
4. Im Rahmen seiner Kompetenzen informiert er seinen direkten Vorgesetzten über alle im Rahmen seiner Tätigkeit festgestellten Mängel und unterbreitet Vorschläge zu deren Beseitigung.
5. Von der Unternehmensleitung verlangen, dass sie bei der Erfüllung ihrer Pflichten behilflich ist.

IV. Eine Verantwortung

Der Büroleiter ist zuständig für:

1. Für unsachgemäße Erfüllung oder Nichterfüllung ihrer offiziellen Pflichten sowie für Nichtnutzung oder direkte Verletzung ihrer in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Rechte – soweit dies durch die geltende Gesetzgebung der Ukraine festgelegt ist.
2. Für Straftaten, die im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit begangen werden – im Rahmen der geltenden Verwaltungs-, Straf- und Zivilgesetzgebung der Ukraine.
3. Für die Verursachung materieller Schäden – innerhalb der Grenzen, die in der aktuellen Arbeitsgesetzgebung der Ukraine festgelegt sind.

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