Stellenbeschreibung für den persönlichen Assistenten des CEO

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Stellenbeschreibung für den persönlichen Assistenten des Generaldirektors. Vollständiges Dokument

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I. Allgemeine Bestimmungen

Der Persönliche Assistent des Generaldirektors gehört zur Kategorie der Spezialisten.
In die Position des persönlichen Assistenten des Generaldirektors wird eine Person berufen, die über eine höhere Berufsausbildung ohne Anforderungen an Berufserfahrung oder eine weiterführende Berufsausbildung und mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Fachrichtung verfügt.
Die Ernennung zum Sekretär und seine Entlassung erfolgen auf Anordnung des Generaldirektors.
Der persönliche Assistent des Generaldirektors berichtet direkt an den Generaldirektor.
Der Persönliche Assistent des CEO muss Folgendes wissen:

Beschlüsse, Anordnungen, Anordnungen, andere leitende und behördliche Dokumente höherer und anderer Organe im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unternehmens;
Vorschriften, Anweisungen, andere normative Dokumente zur Buchführung;
die Struktur und Führung des Unternehmens und seiner Unternehmensbereiche;
Organisation der Büroarbeit;
Methoden der Registrierung und Verarbeitung von Dokumenten;
Archivierung;
Typoskript;
Regeln für die Verwendung von Empfangs- und Gegensprecheinrichtungen;
Standards für ein einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation;
Regeln für den Druck von Geschäftsbriefen mit Standardformularen;
Grundlagen der Ethik und Ästhetik;
Regeln der Geschäftskommunikation;
Regeln für den Betrieb von Computertechnik;
verwaltungsrechtliche und arbeitsrechtliche Grundlagen;
interne Arbeitsvorschriften;
Regeln und Normen des Arbeitsschutzes, Sicherheitsmaßnahmen, Betriebshygiene und Brandschutz.

Während der Abwesenheit des persönlichen Assistenten des Generaldirektors (Krankheit, Urlaub usw.) werden seine Aufgaben von einer nach dem festgelegten Verfahren ernannten Person wahrgenommen, die die entsprechenden Rechte erwirbt und für die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Aufgaben verantwortlich ist ihm zugeteilt.

II. Amtliche Verpflichtungen

Persönliche Assistentin des CEO:

Führt Arbeiten zur organisatorischen und technischen Unterstützung der administrativen und administrativen Tätigkeiten des Managers durch.
Nimmt die eingegangene Korrespondenz zur Prüfung durch den Manager entgegen und leitet sie entsprechend der getroffenen Entscheidung an Struktureinheiten oder einen bestimmten Ausführenden zur Verwendung im Arbeitsprozess oder zur Vorbereitung von Antworten weiter.
Führt Büroarbeiten durch und führt verschiedene Vorgänge mithilfe von Computertechnologie aus, die dazu dient, Informationen bei der Vorbereitung und Entscheidungsfindung zu sammeln, zu verarbeiten und zu präsentieren.
Akzeptiert Dokumente und persönliche Erklärungen zur Unterschrift des Leiters.
Bereitet Dokumente und Materialien vor, die für die Arbeit des Leiters erforderlich sind.
Überwacht die rechtzeitige Prüfung und Einreichung der dem Manager zur Unterschrift vorgelegten Dokumente durch Struktureinheiten und bestimmte Ausführende und stellt deren qualitativ hochwertige Bearbeitung sicher.
Organisiert Telefongespräche des Managers, zeichnet die in seiner Abwesenheit erhaltenen Informationen auf und macht ihn auf deren Inhalt aufmerksam, übermittelt und empfängt Informationen über Empfangs- und Gegensprechgeräte (Telefax, Telex usw.) sowie Telefonnachrichten, übermittelt ihm Informationen zeitnahe Aufmerksamkeit, die über Kommunikationskanäle erhalten wird.
Im Auftrag des Vorgesetzten verfasst er Briefe, Anfragen und andere Dokumente und bereitet Antworten für die Verfasser der Briefe vor.
Führt Arbeiten zur Vorbereitung von Besprechungen und Besprechungen des Managers durch (Sammeln der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit und Ort der Besprechung, Tagesordnung, deren Registrierung), führt und erstellt Protokolle von Besprechungen und Besprechungen.
Überwacht die Ausführung der erteilten Aufträge und Weisungen durch die Mitarbeiter des Unternehmens sowie die Einhaltung der Fristen zur Erfüllung der Weisungen und Weisungen des Vorgesetzten unter Kontrolle.
Unterhält eine Kontroll- und Registrierungsdatei.
Versorgt den Arbeitsplatz des Managers mit der notwendigen Organisationsausrüstung und Büromaterial und schafft Bedingungen, die der effektiven Arbeit des Managers förderlich sind.
Druckt auf Anweisung des Managers offizielle Materialien aus, die für seine Arbeit erforderlich sind, oder gibt aktuelle Informationen in die Datenbank ein.
Organisiert den Empfang der Besucher, ermöglicht die zeitnahe Berücksichtigung von Wünschen und Anregungen der Mitarbeiter.
Erstellt Akten gemäß der genehmigten Nomenklatur, sorgt für deren Sicherheit und übermittelt sie innerhalb der festgelegten Frist an das Archiv.
Führt einzelne Dienstaufträge seines unmittelbaren Vorgesetzten aus.

III. Rechte

Der Persönliche Assistent des Generaldirektors hat das Recht:

Machen Sie sich mit den Entscheidungsentwürfen der Unternehmensleitung in Bezug auf ihre Aktivitäten vertraut.
Machen Sie Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit im Zusammenhang mit den in dieser Anleitung vorgesehenen Verantwortlichkeiten.
Im Rahmen seiner Zuständigkeit berichtet er dem unmittelbaren Vorgesetzten über alle bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben festgestellten Mängel und unterbreitet Vorschläge zu deren Beseitigung.
Fordern Sie persönlich oder im Namen der Unternehmensleitung von Unternehmensbereichen und anderen Fachkräften Informationen und Unterlagen an, die zur Erfüllung seiner Amtspflichten erforderlich sind.
Von der Unternehmensleitung verlangen, dass sie bei der Erfüllung ihrer Pflichten und Rechte behilflich ist.

IV. Eine Verantwortung

Der Persönliche Assistent des CEO ist verantwortlich für:

Für unsachgemäße Erfüllung oder Nichterfüllung ihrer in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Amtspflichten – im Rahmen der durch die geltende Arbeitsgesetzgebung der Ukraine festgelegten Grenzen.
Für Straftaten, die im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit begangen werden – im Rahmen der geltenden Verwaltungs-, Straf- und Zivilgesetzgebung der Ukraine.
Für die Verursachung von Sachschäden – innerhalb der durch die geltende Arbeits- und Zivilgesetzgebung der Ukraine festgelegten Grenzen.

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