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Stellenbeschreibung für den Sekretär des Unternehmensleiters. Vollständiges Dokument

Arbeitsschutz

Arbeitsschutz / Berufsbeschreibungen

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I. Allgemeine Bestimmungen

  1. Der Sekretär des Unternehmensleiters gehört zur Kategorie "Spezialisten".
  2. Die Ernennung zum Assistenten des Unternehmensleiters und dessen Entlassung erfolgen auf Anordnung des Unternehmensleiters unter Einhaltung der Anforderungen der geltenden Arbeitsgesetzgebung.
  3. Der Sekretär des Unternehmensleiters berichtet direkt an den Unternehmensleiter.
  4. In Abwesenheit eines Stellvertreters des Unternehmensleiters werden seine Aufgaben von einer in der vorgeschriebenen Weise ernannten Person wahrgenommen, die die entsprechenden Rechte erwirbt und für die ordnungsgemäße Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben verantwortlich ist.
  5. Der Sekretär des Unternehmensleiters muss wissen:
  • Gesetzgebung der Ukraine zur unternehmerischen Tätigkeit;
  • Grundlagen des Verwaltungs-, Wirtschafts- und Arbeitsrechts;
  • normative, methodische und andere Leitdokumente im Bereich der beruflichen Tätigkeit;
  • Büroarbeiten;
  • Vorschriften, Anweisungen und andere Materialien zur Entwicklung von Management-, Organisations-, technischen und anderen Arten von Dokumentation;
  • Grundlagen der Volkswirtschaftslehre, Arbeitsorganisation, Produktion;
  • Profil, Spezialisierung und Merkmale der Unternehmensführung;
  • Organisations-, Produktions- und Sozialstruktur des Unternehmens;
  • Grundlagen der Produktionstechnik;
  • Computer- und Bürogeräte;
  • technische Mittel zur Registrierung und Verarbeitung von Informationen;
  • Regeln, Normen und Etikette für die Organisation von Geschäftsveranstaltungen, Meetings, Empfängen, Konferenzen;
  • Grundlagen der Kommunikationspsychologie, Soziologie und Ethik beruflicher Beziehungen;
  • die Grundlagen der nationalen Kultur, Bräuche und entsprechende Stile der literarischen und geschäftlichen Rede;
  • eine oder mehrere Fremdsprachen.
  1. Qualifikationsvoraussetzungen: Hochschulabschluss im relevanten Ausbildungsbereich (Fachwirt, Bachelor oder Fachwirt) und Berufserfahrung im Beruf von mindestens 1 Jahr oder höhere Ausbildung ohne Voraussetzungen für das Ausbildungsgebiet (Fachwirt, Bachelor oder Fachwirt) und Postgraduiertenstudium Ausbildung - Umschulung oder Weiterbildung und Berufserfahrung im Unternehmen von mindestens 2 Jahren.

II. Amtliche Verpflichtungen

  1. Beteiligt sich an der Umsetzung eines Beziehungssystems, wendet es an und pflegt es gemäß den festgelegten Anforderungen und Verfahren, die die Koordination der internen Managementaktivitäten zwischen dem Leiter des Unternehmens und den Leitern der Strukturabteilungen und anderen Mitarbeitern sowie des Systems gewährleisten der Beziehungen zwischen dem Unternehmensleiter und Vertretern anderer Unternehmen, Partner, Wettbewerber, Kunden.
  2. Organisiert die Arbeitszeiten des Unternehmensleiters, nimmt zeitnah Änderungen und Ergänzungen des Programms und Zeitplans seiner Arbeit vor.
  3. Erstellt einen monatlichen Zeitplan mit Berichten der Leiter der Strukturabteilungen über die Ergebnisse der Wirtschaftstätigkeit.
  4. Macht alle interessierten Dienste, Drittorganisationen und Einzelpersonen auf den Inhalt der Protokolle und getroffenen Entscheidungen aufmerksam und überwacht deren Umsetzung.
  5. Bestellt die erforderlichen Geräte, Materialien und Dienstleistungen.
  6. Beteiligt sich an der Prüfung von Management- und Organisationsangelegenheiten.
  7. Behält die etablierte Dokumentation bei.
  8. Im Auftrag des Unternehmensleiters erstellt er analytische Gutachten zu aktuellen gesellschaftlichen, wirtschaftlichen und finanziellen Fragestellungen unter Marktbedingungen.
  9. Führt die Auswahl und Verarbeitung von Informationen für den Kopf durch.
  10. Bereitet gemäß der genehmigten Nomenklatur Entwürfe von Verwaltungsdokumenten, administrativer, kommerzieller, technischer und anderer Korrespondenz vor – Anfragen, Beschwerden, Antworten auf Briefe, Nachrichten usw.
  11. Führt Protokollnotizen durch, überwacht die Bereitschaft ausführlicher Berichte über wichtige und bedeutende Ereignisse und Reden bei Besprechungen, Besprechungen, Konferenzen usw.
  12. Beteiligt sich an der Erstellung von Berichten, Zertifikaten und anderen Materialien für Reden des Unternehmensleiters.
  13. Organisiert die rechtzeitige und zielgerichtete Zustellung von Weisungen, Weisungen und Anordnungen des Unternehmensleiters, behördlicher Korrespondenz und Sonderdokumentationen an Abteilungsleiter und andere Leistungsträger.
  14. Überwacht den Prozess der Beschaffung etablierter Informationen und kontrolliert die Vollständigkeit des Eingangs.
  15. Registriert Anfragen und Stellungnahmen von Mitarbeitern, organisiert deren Empfang (Treffen) mit dem Unternehmensleiter.
  16. Unterstützt den Facility Manager bei der Anwendung angemessener Etikette und Protokolle beim Empfang von Beamten, Besuchern und Gästen.
  17. Regelt den Ablauf des Arbeitstages der Reise des Unternehmensleiters.
  18. Begleitet den Leiter des Unternehmens bei seinen Besuchen, Geschäftsreisen und Reisen, bei der Wahrnehmung ständiger Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie bei Arbeiten, die sich aus besonderen Umständen ergeben.

III. Rechte

Der Sekretär des Unternehmensleiters hat das Recht:

  1. Machen Sie sich mit den Entscheidungsentwürfen der Unternehmensleitung bezüglich ihrer Aktivitäten vertraut.
  2. Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit im Zusammenhang mit den in dieser Anleitung vorgesehenen Vorschlägen zur Prüfung durch das Management einreichen.
  3. Informieren Sie den Manager im Rahmen Ihrer Zuständigkeit über alle festgestellten Mängel in der Tätigkeit des Unternehmens und machen Sie Vorschläge zu deren Beseitigung.
  4. Fordern Sie persönlich oder im Namen des Unternehmensleiters von Abteilungsleitern und Fachkräften Informationen und Unterlagen an, die zur Erfüllung seiner beruflichen Aufgaben erforderlich sind.
  5. Beziehen Sie Spezialisten aller Strukturbereiche in die Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben ein.
  6. Von der Unternehmensleitung verlangen, dass sie bei der Erfüllung ihrer Pflichten behilflich ist.

IV. Eine Verantwortung

Der Exekutivsekretär ist zuständig für:

  1. Für unsachgemäße Erfüllung oder Nichterfüllung ihrer in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Amtspflichten – soweit dies durch die geltende Gesetzgebung der Ukraine festgelegt ist.
  2. Für Straftaten, die im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit begangen werden – im Rahmen der geltenden Verwaltungs-, Straf- und Zivilgesetzgebung der Ukraine.
  3. Für die Verursachung materieller Schäden – innerhalb der Grenzen, die in der aktuellen Arbeitsgesetzgebung der Ukraine festgelegt sind.

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