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Stellenbeschreibung für eine Sekretärin. Vollständiges Dokument

Arbeitsschutz

Arbeitsschutz / Berufsbeschreibungen

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I. Allgemeine Bestimmungen

  1. In der Stellenbeschreibung werden die beruflichen Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten sowie die Arbeitsbedingungen des Sekretärs der Struktureinheit (im Folgenden „Einheit“ genannt) festgelegt.
  2. Der Sekretär wird gemäß den geltenden Arbeitsgesetzen auf Anordnung des Generaldirektors des Unternehmens in die Position berufen und aus der Position entlassen.
  3. Der Sekretär berichtet an den Divisional Direct Sales Manager.
  4. Während der vorübergehenden Abwesenheit des Sekretärs werden seine Aufgaben von einer in der vorgeschriebenen Weise ernannten Person wahrgenommen. Diese Person erwirbt die entsprechenden Rechte und ist für die Erfüllung dieser Pflichten verantwortlich.

II. In seiner Arbeit wird er geführt und muss wissen

  1. Die Struktur des Unternehmens, Standort der Strukturabteilungen (Adressen), Positionen und Namen der Manager, führende Spezialisten des Unternehmens.
  2. Organisation und Geschäftsstandards.
  3. Grundlagen der Geschäftsetikette, geschäftliches (auch telefonisches) Verhandlungsgeschick.
  4. Vom Unternehmen übernommene Muster, Formulare, Vorlagen und Dokumentstandards. Sorten und Struktur von Dokumenten, Methoden, Regeln und Merkmale ihrer Erstellung, Gestaltung.
  5. Verordnungen, Beschlüsse, Anordnungen, Anordnungen, sonstige behördliche Dokumente im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unternehmens.
  6. Das Verfahren zur Systematisierung und Pflege der Dokumentation, Methoden zur Verarbeitung und Speicherung der Korrespondenz.
  7. Büroausstattung.
  8. Regeln und Normen des Arbeitsschutzes, der Sicherheit und des Brandschutzes.
  9. Regeln für die Nutzung von Bürogeräten und PC.
  10. Interne Arbeitsvorschriften.

III. Amtliche Verpflichtungen

  1. Empfangen Sie Anrufe und Besucher an der Rezeption.
  2. Verstehen Sie die Bedürfnisse von Anrufern und Besuchern.
  3. Eingehende Anrufe weiterleiten und ausgehende Anrufe verwalten, Faxe empfangen und versenden, Nachrichten für Mitarbeiter aufzeichnen.
  4. Erfassen Sie den Zeitpunkt, den Zweck der Anfrage sowie Daten zu den durchgeführten Maßnahmen (Informationen für Mitarbeiter, Empfang von Faxen).
  5. Organisieren Sie einen effektiven Service für Besucher, schaffen Sie komfortable Bedingungen für sie, beraten Sie sie, stellen Sie Informationen und andere Materialien zur Verfügung.
  6. Pflegen Sie direkte Geschäftskontakte mit Führungskräften und anderen Mitarbeitern des Unternehmens.
  7. Ein- und ausgehende Korrespondenz bearbeiten (empfangen, weiterleiten).
  8. Vergleichen Sie die Telefonnummern der Kunden mit der Datenbank.
  9. Ferngespräche reparieren.
  10. Arbeiten mit E-Mail, Fax (Empfang, Versand von Layouts, Briefen).
  11. Transaktionen registrieren.
  12. Kunden überwachen.
  13. Quittungen und Kassenbons bearbeiten.
  14. Bearbeiten Sie eingehende und ausgehende Korrespondenz (empfangen, registrieren, weiterleiten).
  15. Pflegen Sie ein Archiv von Dokumenten, Briefen, Zeitungen, Informationsmaterialien.
  16. Bereiten Sie die zur Organisation der Arbeit des Unternehmens erforderliche Dokumentation vor und führen Sie diese aus.
  17. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr persönliches Ziel erreichen.
  18. Nehmen Sie an Besprechungen und Besprechungen des Teams, des Büros oder des Unternehmens teil.
  19. Strebt nach beruflichem und persönlichem Wachstum, Lernen und Selbstverbesserung.
  20. Sorgen Sie für Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz, denn so sind Produktivität und Arbeitssicherheit gewährleistet.
  21. Sorgen Sie für ein positives moralisches Klima im Team und im Büro. Zeigen Sie gegenseitige Hilfe, Verantwortung, Vertrauen, Unterstützung, Optimismus.
  22. Erledigung gesonderter Dienstaufträge des unmittelbaren Vorgesetzten.
  23. Befolgen Sie die Regeln des vom Unternehmen verabschiedeten Arbeitsplans.

IV. Offizielle Befugnisse

  1. Fordern Sie von Mitarbeitern und Leitern der Einheit Informationen und Dokumente an, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.
  2. Machen Sie sich mit den Dokumenten vertraut, die die Rechte und Pflichten der ausgeübten Position festlegen, die Kriterien für die Beurteilung der Qualität der Erfüllung der Amtspflichten.
  3. Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit im Zusammenhang mit den in dieser Anleitung vorgesehenen Verantwortlichkeiten zur Prüfung durch das Management einreichen

V. Amtshaftung

  1. Für die Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung ihrer in dieser Weisung vorgesehenen Amtspflichten – im Rahmen der geltenden Arbeitsgesetzgebung der Ukraine.
  2. Wegen Nichterfüllung von Amtspflichten.
  3. Wegen Verstoßes gegen die internen Vorschriften des Unternehmens.
  4. Wegen Verletzung der Geschäftsethik.
  5. Für irrationalen Einsatz von Computertechnologie.
  6. Für Straftaten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit begangen wurden, gemäß den geltenden Rechtsvorschriften der Ukraine.
  7. Für die Bereitstellung falscher Informationen an das Management.
  8. Für nachlässige Haltung bei der Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

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