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Stellenbeschreibung für den Leiter der allgemeinen Abteilung der Stadtverwaltung. Vollständiges Dokument

Arbeitsschutz / Berufsbeschreibungen

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I. Allgemeine Bestimmungen

1. Der Leiter der allgemeinen Verwaltungsabteilung ist ein Beamter, dessen Aufgabe es ist, durch die Umsetzung bestimmter organisatorischer und technischer Maßnahmen den reibungslosen Betrieb des Verwaltungsapparats zu gewährleisten.
2. Der Manager berichtet direkt an den Leiter der Verwaltung.
3. Der Leiter der Verwaltung wird ernannt und seines Amtes enthoben.
4. In die Führungsposition wird in der Regel eine Person berufen, die über eine höhere Ausbildung und praktische Erfahrung in Führungs- und Verwaltungsgremien verfügt.
5. Der Manager wird bei seinen Aktivitäten geleitet von:

• Ukrainische Gesetzgebung;
• Beschlüsse und Anordnungen des Bezirksvorstehers;
• Beschlüsse und Anordnungen des Verwaltungsleiters;
• Standardanweisungen für Büroarbeiten;
• interne Arbeitsvorschriften;
• Nomenklatur der Fälle;
• diese Anleitung.

6. Der Manager muss wissen:

• Aufbau und Organisation des Gerätes;
• Struktur und Hauptfragen der Organisation der Arbeit der Verwaltungsabteilungen; Telefonnummern der Mitarbeiter, mit denen eine Kommunikation erforderlich ist;
• Allgemeine Geschäftsordnung.

7. Während der Abwesenheit des Abteilungsleiters (Krankheit, Urlaub) werden seine Aufgaben von einer vom Verwaltungsleiter benannten Person wahrgenommen.

II. Amtliche Verpflichtungen

Leiter der allgemeinen Verwaltungsabteilung:

1. Entwickelt und erstellt ein Fallverzeichnis in der Verwaltung und Anweisungen zur Durchführung der Büroarbeit, überwacht deren Umsetzung;
2. Erstellt Mappen mit Beschlüssen und Anordnungen des Verwaltungsleiters;
3. Organisiert die Kontrolle über die Einstellung der Büroarbeit in den Verwaltungsabteilungen;
4. beaufsichtigt Mitarbeiter des Verwaltungsapparates bei Büroarbeiten;
5. Bereitet allgemeine Büroakten zur Archivierung vor und sorgt für deren Sicherheit;
6. Organisiert die Prüfung des Wertes von Dokumenten;
7. Übergibt Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bezirksarchiv und Dokumente zur vorübergehenden Aufbewahrung – zur Vernichtung gemäß den Anweisungen für die Büroarbeit;
8. Protokolliert Beschlüsse und Anordnungen des Verwaltungsleiters;
9. Führt Aufzeichnungen und kontrolliert den Zeitpunkt der Prüfung von Vorschlägen und Anträgen von Bürgern gemäß den in den Anweisungen für die Büroarbeit vorgesehenen Regeln;
10. Organisiert die rechtzeitige Verteilung von Beschlüssen und Anordnungen des Verwaltungsleiters sowie anderer Organisations- und Verwaltungsdokumente;
11. Erstellt „Kontrollakten“ für Dokumente, die zur besonderen Kontrolle übernommen werden, und übermittelt diese an den zuständigen Testamentsvollstrecker;
12. Berichtet ihm innerhalb der vom Leiter der Verwaltung festgelegten Frist über den Stand der Dokumentenerledigung;
13. stellt schriftliche und mündliche Bescheinigungen über die Unterlagen der Verwaltung aus;
14. Führt die Registrierung von Unternehmern durch, ohne eine juristische Person zu bilden.

III. Rechte

Der Leiter der allgemeinen Verwaltungsabteilung hat das Recht:

1. die Arbeitsorganisation überprüfen;
2. Überprüfen Sie die Organisation der Überprüfung der Ausführung und die Qualität der Aufzeichnungen in der Verwaltung.
3. Überprüfen Sie den Stand der Büroarbeit, die Richtigkeit der Fallbildung und -registrierung in den Verwaltungsabteilungen;
4. diesbezügliche Vorschläge an den Leiter der Verwaltung machen;
5. Kommentare abgeben, falsch ausgeführte Dokumente zur Korrektur zurücksenden;
6. Ersuchen der Testamentsvollstrecker (schriftlich und mündlich) um Informationen über den Stand der Ausführung von Dokumenten und mündliche Anweisungen des Leiters der Verwaltung, seines Stellvertreters;
7. bestimmte Arten von Dokumenten gemäß den Büroverwaltungsanweisungen unterzeichnen;
8. Nehmen Sie an Sitzungen von Verwaltungskommissionen, Sitzungen zur Einhaltung kontrollierter Dokumente und zu anderen Themen in ihrem Zuständigkeitsbereich teil.

IV. Eine Verantwortung

Der Leiter der allgemeinen Verwaltungsabteilung ist zuständig für:

1. für klare Ordnung und hohe Qualität bei der Vorbereitung, dem Empfang und der Weiterleitung aller Dokumente in der Aktenverwaltung und im Archiv;
2. für eine klare Überwachung der Ausführung von Dokumenten, rechtzeitige Information des Kapitels über den Fortschritt ihrer Ausführung;
3. für die Richtigkeit ausgestellter Zeugnisse gemäß den Unterlagen der Verwaltung;
4. zur Ausführung strenger Meldeformulare, Siegel und Stempel der Verwaltung ausschließlich für den vorgesehenen Zweck;
5. zur Offenlegung von in Dokumenten enthaltenen Informationen für nichtamtliche Zwecke;
6. für Sauberkeit und Ordnung in den Arbeitsräumen der Verwaltung.

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