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Stellenbeschreibung für den Leiter des Archivs. Vollständiges Dokument

Arbeitsschutz / Berufsbeschreibungen

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I. Allgemeine Bestimmungen

1. Der Archivar gehört zur Kategorie der Manager.
2. Für die Position des Archivmanagers wird eine Person mit mittlerer Berufsausbildung und mindestens zweijähriger Erfahrung in der Führung von Aufzeichnungen ernannt.
3. Die Ernennung zum Archivleiter und seine Entlassung erfolgen auf Anordnung des Unternehmensleiters auf Empfehlung von _______.
4. Der Archivar muss wissen:

• Beschlüsse, Weisungen, Anordnungen, sonstige leitende und behördliche Dokumente höherer und anderer Organe im Zusammenhang mit der Arbeit des Archivs;
• einheitliches staatliches System der Büroarbeit;
• das Verfahren zur Verarbeitung von Dokumenten, die in das Archiv gelangen, und das aktuelle System ihrer Klassifizierung;
• Unternehmensstruktur;
• Regeln zum Speichern strenger Meldeformulare;
• Grundlagen der Organisation von Produktion, Arbeit und Management;
• Arbeitsrecht;
• interne Arbeitsvorschriften;
• Regeln und Vorschriften des Arbeitsschutzes.

5. Der Leiter des Archivs wird bei seiner Tätigkeit geleitet von:

• Vorschriften über das Archiv des Unternehmens;
• diese Stellenbeschreibung.

6. Der Archivar untersteht direkt _______.
7. Der Archivleiter leitet die Mitarbeiter des Archivs.
8. Während der Abwesenheit des Archivleiters (Urlaub, Geschäftsreise, Krankheit usw.) gehen seine Pflichten und Rechte auf seinen Stellvertreter und bei dessen Abwesenheit auf die auf Anordnung des Direktors der Organisation ernannte Person über.

II. Amtliche Verpflichtungen

Archivar:

1. Leitet die Organisation und Verwaltung von Archiven im Unternehmen.
2. Gewährleistet den Empfang, die Registrierung, Systematisierung, Speicherung und Nutzung von Dokumenten gemäß dem festgelegten Verfahren.
3. Beaufsichtigt die Arbeiten zur Zusammenstellung eines wissenschaftlichen Nachschlagewerks, das die Abrechnung und Nutzung von Archivdokumenten erleichtert, nämlich: Inventare, Karteien, Kataloge, Verzeichnisse, Reiseführer, Rezensionen, historische Informationen usw. sowie relevante Buchhaltungsdokumente (Quittungsbücher). und Erledigung von Fällen, Fondsverzeichnisse, Fondsübersichten, Fondsakten).
4. Bietet methodische Unterstützung bei der Suche nach den erforderlichen Dokumenten.
5. Weist Mitarbeiter struktureller Abteilungen der Organisation in das Verfahren zur Erstellung, Vorbereitung und Übermittlung von Dokumenten an das Archiv ein.
6. Überwacht den rechtzeitigen Eingang der durch Büroarbeiten erledigten Dokumente im Archiv.
7. Bietet Arbeiten zur Prüfung des Wertes von Archivdokumenten und zur Erstellung von Dokumenten zur dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrung.
8. Beaufsichtigt die Arbeiten zur Erstellung von Fallinventaren für die Übergabe von Dokumenten an Staatsarchive und erstellt Gesetze zur Vernichtung von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
9. Überwacht den Zustand der Dokumente, die Rechtzeitigkeit ihrer Wiederherstellung und die Einhaltung der zur Gewährleistung der Sicherheit der Dokumente erforderlichen Bedingungen in den Archivräumen.
10. Organisiert Arbeiten zur Führung von Aufzeichnungen über den Dokumentenfluss und die Anzahl der Fälle und stellt Archivzertifikate auf der Grundlage der in Archivdokumenten verfügbaren Daten aus.
11. Erstellt vorgeschriebene Berichte.
12. Beteiligt sich an der Entwicklung von Vorschriften und Anweisungen für die Führung von Aufzeichnungen und Archivverwaltung.
13. Führt Arbeiten zum Schutz von Informationen durch, die Staats-, Geschäfts- und Amtsgeheimnisse darstellen.
14. Gewährleistet die Verfügbarkeit der für den Aufgabenbereich notwendigen Geräte, benötigten Formulare, Schreibmaterialien, Lehr- und Methodenliteratur im Archiv.
15. Überprüft die Richtigkeit der Buchhaltung und Speicherung von Formen der strengen Berichterstattung.
16. Überwacht den ordnungsgemäßen Betrieb und die Gebrauchstauglichkeit der Produktionsanlagen sowie die Verfügbarkeit und Gebrauchstauglichkeit der Feuerlöschausrüstung.
17. Ergonometrische Beratung und Erstellung von Empfehlungen zur Gestaltung von Arbeitsplätzen und Arbeitsbedingungen für verschiedene Kategorien von Arbeitnehmern.

III. Rechte

Der Archivar hat das Recht:

1. Unterbreiten Sie Vorschläge zur Verbesserung der Archivaktivitäten zur Prüfung durch den Unternehmensleiter und die Leiter der Strukturabteilungen.
2. Fordern Sie persönlich oder im Namen des Unternehmensleiters bei den Leitern der Strukturabteilungen und Spezialisten die erforderlichen Unterlagen und Informationen an.
3. Arbeitsverantwortlichkeiten für untergeordnete Mitarbeiter festlegen.
4. Dokumente im Rahmen ihrer Zuständigkeit unterzeichnen und indossieren.
5. Vorschläge zur Prüfung durch den Direktor des Unternehmens einreichen:

• über die Verhängung materieller und disziplinarischer Sanktionen gegen ihm unterstellte Mitarbeiter, die ihren Amtspflichten nicht oder nicht ordnungsgemäß nachkommen;
• über die Anwendung von Anreizen zur vorbildlichen Erfüllung der Arbeitspflichten, zur langfristigen und einwandfreien Arbeit der ihm unterstellten Mitarbeiter.

6. Fordern Sie den Direktor des Unternehmens (andere Manager) auf, Unterstützung bei der Erfüllung der in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Pflichten und Rechte zu leisten.
7. Interagieren Sie mit allen Strukturabteilungen in Fragen der Archivarbeit.

IV. Eine Verantwortung

Der Archivar ist zuständig für:

1. Für unsachgemäße Erfüllung oder Nichterfüllung ihrer in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Amtspflichten – im Rahmen der durch die geltende Arbeitsgesetzgebung der Ukraine festgelegten Grenzen.
2. Für Straftaten, die im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit begangen werden – im Rahmen der geltenden Verwaltungs-, Straf- und Zivilgesetzgebung der Ukraine.
3. Für die Verursachung von Sachschäden – innerhalb der durch die geltende Arbeits- und Zivilgesetzgebung der Ukraine festgelegten Grenzen.

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