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Stellenbeschreibung Büroleiter. Vollständiges Dokument

Arbeitsschutz / Berufsbeschreibungen

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I. Allgemeine Bestimmungen

1. Ein Büroleiter gehört zur Kategorie der Unternehmensspezialisten, deren Hauptaufgaben in der organisatorischen und dokumentarischen Unterstützung der Führungstätigkeiten liegen.
2. Der Büroleiter wird auf Anordnung des Generaldirektors der Gesellschaft in die Position berufen und entlassen.
3. Der Office Manager berichtet direkt an den Generaldirektor.
4. Dem Büroleiter sind der Hauswirtschaftsleiter, der Fahrer, der Kurier und die Reinigungskraft unterstellt.
5. Der Büroleiter führt die Personalakten während der vorübergehenden Abwesenheit (Krankheit, Urlaub) des Leiters der Personalabteilung.
6. Bei vorübergehender Abwesenheit (Krankheit, Urlaub) vertritt der Leiter der Personalabteilung den Büroleiter.
7. Der Büroleiter wird bei seiner Tätigkeit geleitet von:

• Gesetzgebungsakte der Ukraine;
• Unternehmenscharta;
• Regelungen zum internen Arbeitszeitplan;
• Vorschriften über Abteilungen des Unternehmens;
• Verwaltungsaufträge;
• regulatorische und methodische Materialien für die Organisation der Büroarbeit;
• diese Stellenbeschreibung.

8. Personen mit höherer, unvollständiger höherer oder weiterführender Fachausbildung und mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, mit Kenntnissen in Büroarbeit, Büroausrüstung (Fax, Kopierer, Scanner, Drucker), Microsoft Office-Programmen, Arbeitskultur und Wirtschaft sind Ernennung zum Büroleiter. Ethik.
9. Der Büroleiter muss wissen:

• Organisationsstruktur und Mitarbeiter des Unternehmens;
• Vorschriften, Anordnungen und interne Verfahren des Unternehmens;
• Funktionen und Aufgaben der Unternehmensbereiche;
• funktionale Pflichten der Mitarbeiter der Verwaltungsabteilung des Unternehmens;
• ihre funktionalen Pflichten und Rechte;
• ihr Handeln in Notsituationen.

II. Amtliche Verpflichtungen

1. Fungiert als Company Secretary:
2. Unterstützung der Verwaltungsdokumentation:

• Annahme von Dokumenten und persönlichen Erklärungen zur Unterschrift durch den Generaldirektor des Unternehmens;
• Anbringen des Abdrucks des Dienstsiegels auf Verträgen und Bestellungen;
• Arbeiten mit Aufträgen, Anweisungen: Projektvorbereitung, Durchführung, Unterzeichnung, Genehmigung, Einweisung in die Mitarbeiter des Unternehmens, Registrierung, Buchhaltung, Aufbewahrung, Archivierung von Akten;
• Arbeit mit eingehender Korrespondenz (Briefe, Faxe): Empfang, Registrierung, Übermittlung an den Adressaten, Buchhaltung, Aufbewahrung;
• Organisation des Empfangs von Korrespondenz an juristischen, postalischen und tatsächlichen Adressen;
• Arbeit mit ausgehender Korrespondenz (Briefe, Faxe): Registrierung, Übermittlung, Abrechnung, Speicherung; Vorbereitung von Briefen des Generaldirektors und seiner Stellvertreter; Versenden dringender Briefe;
• Führen und Registrieren der Protokolle von Sitzungen und Zusammenkünften;
• Registrierung von Vollmachten zum Empfang von Korrespondenz, Paketen und anderen Sachwerten;
• im Auftrag des Generaldirektors und der Abteilungsleiter die Durchführung von Kopier- und Vervielfältigungsarbeiten;
• im Namen des Generaldirektors und der Abteilungsleiter Vorbereitung von Briefentwürfen, Anfragen und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Unternehmens als Ganzes;
• im Auftrag des Generaldirektors Druck offizieller Materialien, Eingabe von Informationen in die Datenbank;
• Zusammenstellung der Akten gemäß der genehmigten Nomenklatur, Gewährleistung ihrer Sicherheit und Ablage im Archiv.

3. Entgegennahme von Telefonanrufen und ggf. Weiterleitung an die Mitarbeiter, für die sie bestimmt sind. Telefonische Informationen für den Generaldirektor in seiner Abwesenheit aufzeichnen und ihn auf deren Inhalt aufmerksam machen.
4. Vorbereitung von Sitzungen und Sitzungen des Generaldirektors (Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit und Ort der Sitzung, Tagesordnung).
5. Organisation des Treffens von Besuchern und Gästen der Gesellschaft.
6. Bestellung von Flug- und Bahntickets, Buchung von Hotels.
7. Sichert das Leben des Büros:

• Wasser nach Bedarf bestellen;
• Bestellung von Schreibwaren vierteljährlich;
• Abonnement von Zeitschriften;
• Registrierung von Anträgen auf Zahlung von Rechnungen für die Miete von Räumlichkeiten und Nebenkostenzahlungen von Vermietern;
• Organisation und Kontrolle der Einhaltung der von der Verwaltung des Vermieterunternehmens festgelegten Sicherheitsanweisungen und Betriebszeiten durch die Mitarbeiter des Unternehmens.

8. Koordinieren und überwachen die Arbeit von:

• Fahrer (Annahme von Anträgen für ein Auto und Entwicklung eines Zeitplans für die Nutzung der Fahrzeuge des Unternehmens);
• Kuriere;
• Reiniger.

9. Der Büroleiter ist als Mitglied des Arbeitskollektivs verpflichtet:

• erfüllen Sie Ihre Arbeitspflichten gewissenhaft, achten Sie auf die Arbeitsdisziplin, führen Sie die Anweisungen der Verwaltung und des unmittelbaren Vorgesetzten pünktlich und genau aus, nutzen Sie die gesamte Arbeitszeit für produktive Arbeit;
• Produktionsaufgaben und -aufträge qualitäts- und termingerecht erfüllen;
• Sorgen Sie für Sauberkeit und Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz, Büro und anderen Räumlichkeiten und halten Sie sich an das festgelegte Verfahren zur Aufbewahrung von Dokumenten und Sachwerten.
• Personalcomputer, Bürogeräte und andere Geräte effektiv nutzen, Materialien, Energie und andere materielle Ressourcen sparsam und rationell nutzen;
• die Normen, Regeln und Anweisungen zum Arbeitsschutz, zur Betriebshygiene und zum Brandschutz einhalten;
• nicht für Reden und Veröffentlichungen in den Medien Informationen zu verwenden, die aufgrund einer offiziellen Position erhalten wurden, die in besonderen Unternehmensdokumenten als Geschäftsgeheimnis (Amtsgeheimnis) definiert sind und deren Verbreitung dem Unternehmen oder seinen Mitarbeitern schaden könnte.

III. Rechte

Der Büroleiter hat das Recht:

1. Erhalten Sie Informationen, auch vertrauliche Informationen, soweit dies zur Lösung der zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist.
2. Fordern Sie die ausübenden Künstler auf, Dokumente fertigzustellen, die unter Verstoß gegen die festgelegten Regeln für ihre Vorbereitung und Ausführung erstellt wurden.
3. Genehmigung von Dokumenten der Managementtätigkeit im Rahmen seiner Zuständigkeit.
4. Unterbreiten Sie dem Management Vorschläge zur Verbesserung seiner Arbeit und der Arbeit des Unternehmens.
5. Fordern Sie das Management auf, normale Bedingungen für die Erfüllung offizieller Aufgaben und die Sicherheit aller Dokumente zu schaffen, die im Rahmen der Aktivitäten des Unternehmens erstellt werden.
6. Treffen Sie Entscheidungen innerhalb Ihrer Kompetenz.
7. Setzen Sie nach Absprache mit dem Generaldirektor Anreize und verhängen Sie Strafen für Mitarbeiter, die dem Büroleiter unterstellt sind.

IV. Eine Verantwortung

Der Büroleiter ist zuständig für:

1. Nichterfüllung und/oder unklare, nicht rechtzeitig fahrlässige Erfüllung der eigenen Amtspflichten.
2. Versäumnisse, die zu einem materiellen Schaden für das Unternehmen und/oder zu einem Imageschaden führen.
3. Sicherheit der Dokumentation, Offenlegung von als „Vertraulich“ oder „KT“ eingestuften Informationen.
4. Ignorieren der in diesem Handbuch vorgesehenen Rechte.
5. Verstoß gegen interne Arbeitsvorschriften, Produktions- und Arbeitsdisziplin.

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