Stellenbeschreibung für Verwaltungsassistent

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I. Allgemeine Bestimmungen

Der Verwaltungsassistent gehört zur Berufsgruppe.
Für die Position des Verwaltungsassistenten wird eine Person mit einer fachlichen (technischen, wirtschaftlichen, (höheren; sekundären) juristischen usw.) Ausbildung und mindestens __ Jahren verwaltungstechnischer Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich ernannt.
Der Verwaltungsassistent muss wissen:

Unternehmensführungsstruktur;
interne und externe Politik des Unternehmens;
die Struktur und Ausstattung eines modernen Büros;
Grundsätze der Vertretung in Regierungsbehörden, Kommunalverwaltungen, Drittorganisationen;
Prinzipien und Methoden der Verwaltung;
Geschäftsstandards;
Grundlagen der Ethik und Ästhetik;
Regeln der Geschäftskommunikation;
das Verfahren zur Systematisierung, Abrechnung und Dokumentation unter Einsatz moderner Informationstechnologien;
interne arbeitsrechtliche Regelungen.

Die Ernennung zum Verwaltungsassistenten und die Entlassung aus der Position erfolgen auf Anordnung des Unternehmensleiters.
Der Verwaltungsassistent berichtet direkt an den Leiter des Unternehmens.

II. Amtliche Verpflichtungen

Administrative Assistent:

Plant den Arbeitstag des Leiters (Meetings, Anrufe, Empfang usw.).
Bietet technische Unterstützung für die Aktivitäten des Managers (Bestellung von Transportmitteln, Tickets; Organisation von Besprechungen, Verhandlungen usw.)
Unternimmt auf Anweisung des Vorgesetzten kurzfristige Geschäftsreisen, um vom Vorgesetzten festgestellte Probleme zu lösen.
Begleitet den Manager bei Meetings, auf Reisen etc.
Nimmt an Verhandlungen, Geschäftstreffen und besonderen Empfängen teil; führt Protokolle und andere Dokumente, die den Fortschritt und die Ergebnisse von Sitzungen und Verhandlungen dokumentieren.
Kommuniziert mit Unternehmen, Regierungsbehörden und lokalen Regierungen, um vom Manager identifizierte Probleme zu lösen, für die keine direkte Beteiligung des Managers erforderlich ist.
Koordiniert im Auftrag der Führungskraft Einzelangelegenheiten mit Mitarbeitern der Strukturbereiche, übermittelt ihnen die Weisungen und Anordnungen der Führungskraft; kontrolliert die Ausführung von Anweisungen und Befehlen.
Sammelt für den Manager notwendige Materialien und Informationen, bereitet Analyse-, Informations-, Referenz- und andere Materialien vor und präsentiert sie dem Manager.
Erledigt Büroarbeiten, empfängt an den Vorgesetzten adressierte Post- und Telegrafensendungen, führt Aufzeichnungen und Registrierungen darüber und leitet sie an den Vorgesetzten weiter.
Nimmt einen Termin mit dem Leiter wahr, organisiert den Empfang von Besuchern.
Erhält im Namen des Managers von staatlichen Stellen und lokalen Regierungen die für den Manager erforderlichen Dokumente und Informationen.
Führen Sie einmalige Anweisungen des Vorgesetzten durch, um die Arbeit des Personals in der vom Vorgesetzten festgelegten Richtung zu organisieren.
Führt andere Aufgaben des Leiters im Rahmen der offiziellen Beziehungen aus.

III. Rechte

Der Verwaltungsassistent hat das Recht:

Dokumente im Rahmen ihrer Zuständigkeit unterzeichnen und indossieren.
Machen Sie sich mit den Dokumenten vertraut, die seine Rechte und Pflichten in seiner Position festlegen, den Kriterien für die Beurteilung der Qualität der Erfüllung seiner Amtspflichten.
Fordern Sie von der Geschäftsführung und den Fachkräften der Unternehmensabteilungen Informationen und Unterlagen an, die zur Erfüllung seiner Amtspflichten erforderlich sind.
Fordern Sie den Manager auf, die organisatorischen und technischen Voraussetzungen sicherzustellen und die für die Wahrnehmung seiner Amtspflichten erforderlichen Dokumente vorzubereiten.

IV. Eine Verantwortung

Der Verwaltungsassistent ist zuständig für:

Für unsachgemäße Erfüllung oder Nichterfüllung ihrer in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Amtspflichten – im Rahmen der durch die geltende Arbeitsgesetzgebung der Ukraine festgelegten Grenzen.
Für Straftaten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit begangen werden – im Rahmen der geltenden Verwaltungs-, Straf- und Zivilgesetzgebung der Ukraine.
Für die Verursachung materieller Schäden am Unternehmen – im Rahmen der geltenden Arbeits- und Zivilgesetzgebung der Ukraine.

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